Vsebina
Recepcionar je običajno prva oseba, ki jo vidite pri vstopu v pisarniško okolje. Njegova glavna vloga v kateri koli organizaciji, v javnem, zasebnem ali prostovoljnem sektorju, je profesionalno zastopanje organizacije za goste, hkrati pa zagotavlja podporo na začetni ravni z upravnimi nalogami, načrtovanjem in drugimi nalogami. Recepcionisti lahko ostanejo v upravni podporni funkciji ali pa so na novo diplomirani, želijo spoznati notranje delovanje podjetja, v katerem so zainteresirani.
Upravna
Eden od ciljev receptorka je podpora upravni funkciji podjetja. Kopiranje, arhiviranje in priprava dokumentov ter urejanje pisarniškega materiala in zagotavljanje bistvenih zalog vašim nadrejenim. Obravnava tudi dohodno in odhodno pošto.
Storitev za stranke
Glavni namen tega poklica je služba za stranke. Recepcionarka se na telefon odzove s prijaznim, profesionalnim pozdravom in usmerja klice na notranje dele. Odgovarjanje na splošna vprašanja strank in potencialnih kupcev o urah poslovanja, razpoložljivih izdelkih, storitvah in pristojbinah so prav tako v okviru nalog receptorja.
Upravljanje sestankov
Še en cilj receptorka je upravljanje razporeda za podjetje. Upravlja urnik sestankov, vključno z novimi rezervacijami, odpovedmi in spremembami sestankov. Dobre organizacijske sposobnosti in pozornost do detajlov so bistvenega pomena za tega strokovnjaka.
Druge naloge
Priprava pisarniške kave, prigrizkov in prigrizkov za sestanke in klicanje članov ekipe so primeri drugih recepcionarskih nalog. V nekaterih pisarnah sprejemniki zbirajo sredstva za socialni odbor, dostavljajo parkirne karte in objavljajo zjutraj.