Kako napisati priročnik o pravilih in postopkih

Vsebina

Navodila
Kako
Obvestilo
Kaj potrebujete

Pisanje priročnika o pravilih in postopkih se lahko zdi zastrašujoča naloga, ki je lahko resnična, razen če pomislite na določene spremenljivke vnaprej. Ustvarjanje dobrega načrtovanja bo olajšalo oblikovanje priročnika o pravilih in postopkih za prodajalce, zaposlene in vodje. Dosleden sistem dokumentacije, ki omogoča tudi pripravo pogodb, ki ustrezajo določenim standardom, kot je ISO9000.

Navodila

Ustvarjanje priročnika o pravilih in postopkih je lahko težavno, če ne načrtujete pravilno (ročni prevoz s časopisom v skladišču slika terex iz Fotolia.com)

Določite obseg vašega projekta s pomočjo pravil drugih podjetij. Prepričajte se, da je del politik ali postopkov že dokumentiran drugje in ugotovite, ali bo postopek specifičen za podjetje, regijo, delitev, funkcionalno skupino ali nalogo. To vam bo pomagalo določiti začetne in končne parametre obsega.
Odločite se za obliko dokumentov. Konsolidirajte jih s preverjanjem najpomembnejših političnih dokumentov. Politike so ponavadi širše, podrobnosti o postopkih pa so bolj specifične.

V velikih podjetjih je običajno, da imajo štiri ali več ravni dokumentacije z globalnimi postopki, ki pokrivajo vse, kot so etika, darila, informacije o lastniku, elektronski protokoli in postopki delitve, ki obravnavajo okoljske, vladne in zaposlitvene predpise.

Postopki, povezani s funkcionalnimi skupinami ali nalogami, se lahko spreminjajo glede na lokalne operacije, vendar morajo še vedno izpolnjevati zahteve najvišjih ravni dokumentov. Na primer, morda imate tri različne popravljalne centre, ki delujejo neodvisno, vendar morate pri izdaji naročil distribucijskemu centru ravnati enako. Globalne politike bodo splošne, vendar specifične podrobnosti postopkov, povezanih s tem, kako vsak center izdaja zahteve (kdo, kdaj, kaj in zakaj) se lahko nekoliko razlikujejo. Položaji in odgovornosti so običajno vključeni v postopke.
Določite in profilirajte vse, kar bo vključeno v priročnik o pravilniku. Začnite s koraki, povezanimi z večjimi postopki, kot so načrtovanje strank, prejemanje naročil, izdelava, pregled, dostava in zbiranje izdelkov.

Politike so togi protokoli, ki obveščajo pričakovane odločitve in odgovornosti zaposlenih v določenih situacijah. Običajno so povezani z zakoni in skladnostjo s predpisi.

Postopki so koraki, ki poudarjajo logično zaporedje dogodkov, vključno z orodji, komunikacijami, pretokom procesov in potrebnimi znanji.

Uporabite profil kot začetno točko indeksa.
Odločite se, kje bodo shranjene informacije in kakšen bo razviti nadzor revizije. Od samega začetka je pomembno razviti postopek nadzora pregledovanja, tako da boste lahko začeli pisati in urejati in spremljati spremembe.

Postopek pregleda pregleda mora imeti tudi raven pooblastil in nadzora, tako da vsi, ki so vključeni v proces, vedo, kako jih spremeniti in izvajati.

Nikoli ne dovolite, da se istočasno ureja več različic istega dokumenta, saj lahko to povzroči težave v prihodnosti. Uporabite metodo prvi v, prvi izstop in, če je potrebno, ponovno spremenite, da spremljate spremembe.
Ustvarite predloge za postopke, pravilnike in diagrame poteka, tako da tistim, ki pišejo dokumentacijo, ni treba skrbeti glede formatov.

Razdelke v te predloge postavite tako, da bodo pisatelji določili druge dokumente, orodja in povezave, ki so potrebni za organiziranje vaših gradiv. Določite formate in se prepričajte, da morajo biti nekateri deli, na primer glosar izrazov, del glavnega odseka ali dokumenta za referenco. Dajanje pisateljem najboljših navodil glede zahtev bo zmanjšalo potrebo po novem delovnem mestu kasneje.
Določite urednike in strokovnjake za predmet, da razvijejo vsebino vsakega oddelka. Dajte jim primer, da si ogledajo zahtevano predlogo in poudarite druga pravila, kot so pisanje kratic v celoti, kako splošne ali podrobne morajo biti pri opisovanju korakov v postopkih.

Če je treba sprejeti odločitve v okviru postopkov, poudarite dodatne reference in zaposlenim zagotovite dovolj informacij z vsemi možnimi načini, ki jim bodo pomagali pri sprejemanju premišljenih odločitev. Točke, ki zahtevajo odločanje, so običajno tam, kjer postopki ne uspejo, zato poskusite biti čim jasnejši na teh področjih. Pred objavo preverite postopek z nekom, ki je zraven vas, da sledite vsakemu opisanemu koraku in poskusite ugotoviti morebitne težave.
Dodelite ekipo za pregled, ki bo vodila in uredila končne publikacije, da bo jezik dokumentacije in raven podrobnosti v različnih fazah postopka skladna.

Odpravlja nedoslednosti z izboljšanjem metod usposabljanja in usposabljanja. Določite razumen cikel pregleda (npr. 48 ur), da bodo vsi imeli enaka pričakovanja glede prednostnih nalog.
Določite odgovornost za vsak postopek in določite ravni pooblastil. Postopek bi moral biti zasnovan na rednih pregledih. Kadar ljudje zapustijo svoja delovna mesta, je treba v ustrezne postopke dodeliti nove vodje. Za posodobitve in revizije se morajo zaposleni posvetovati z oblikovalcem politik, da bi lahko skupaj izboljšali politike in postopke, ko se stanje izboljša ali spremeni.

Kako

Če nalogo ali postopek izvaja več kot ena oseba ali skupina, jo najprej standardizirajte in nato dokumentirajte.
Nekateri odjemalci ne bodo sklepali poslov s podjetji ali podjetji, ki nimajo standardov ISO ali podobnih predpisov za procesno dokumentacijo, kot so storitve za stranke, pogodbe, finance, inventar, komunikacija, kakovost in pravni dokumenti. ISO zagotavlja splošne in panožno specifične predloge in usposabljanje za hitro in enostavno oblikovanje politik in postopkov ter je mednarodno priznan standard.
Ustvarite postopke za izobraževanje, usposabljanje in izvajanje spremenjenih postopkov, kot jih potrebujete. Spreminjanje standarda, ki ga nihče ne posvetuje, zaposlenim ne bo v pomoč.

Obvestilo

Nekatere uprave raje dajejo nejasne informacije o postopkih, ki omogočajo tolmačenje in minimizirajo revizije. Drugi raje uporabljajo podrobne informacije, da bodo zaposleni bolje delovali.
Uporabite podatke zmerno, če obstajajo razprave ali možnosti različnih interpretacij jezika ali vsebine ali težav s postopkom zaradi nejasnih navodil, preglejte poseben razdelek in ga pojasnite.
Zelo običajno je, da politike in postopki izstopijo iz nadzora, da so podvojeni ali odvečni, ali pa postanejo preveč podrobni za obravnavo.
Uporabite indekse in poskusite zmanjšati podvajanje tako, da dodelite ljudi na druge odseke na drugih področjih, kot je potrebno.
Okoljska zakonodaja je zelo pomembna. Ustvarite postopek, ki bo vodil nove postopke, ki jim bodo omogočili, da se obdelujejo v predhodnem stanju, preden bodo objavljeni. Prepričajte se, da bo trening zadel z začetkom novih postopkov, sicer bo prišlo do polemik in frustracij. Prosite za pomoč strokovnjake; s tem se bo v prihodnosti izognilo številnim "kazanjem prstov".