Vsebina
Če delate z računovodstvom, boste verjetno uporabljali program, ki na vašem računalniku izvaja preglednice. Preglednice so razvoj od starih na papirju in so zelo uporabne iz različnih razlogov. Idealne so za vzdrževanje organizacije pri delu s številkami.
Izračuni
Ena od najpomembnejših prednosti preglednice je sposobnost preprostega in hitrega izračunavanja. Če nastavite možnost »samodejni znesek«, boste samodejno posodobili vsote, ko dodate, odstranite ali spremenite vrednost. V delovnem listu papirja boste morali vsakič, ko boste spremenili seznam številk, preračunali rezultat, kar bo zahtevalo veliko časa in povečalo možnosti za napake.
Skupna raba
Preglednice so še posebej uporabne, če želite deliti podatke z drugimi. Z ročno izdelanim dokumentom bi morali narediti kopije in jih skenirati, nato pa jih poslati po e-pošti. Z elektronsko različico pa lahko dokument priložite e-poštnemu sporočilu vsem, do katerih želite dostopati. Poleg tega bo skupna raba dokumenta na napravi, ki je v službi, omogočila vašim kolegom, da si jo ogledajo iz svojih računalnikov.
Dodatki
Odvisno od programa za preglednice, ki ga uporabljate, je običajno, da prihaja z različnimi dodatki, ki lahko pomagajo pri označevanju vaših podatkov. Na primer, običajno lahko izdelate grafe na podlagi podatkov v tabelah. To lahko storite le z nekaj kliki miške, kar je pomembno, če imate malo časa. Drugi dodatki vključujejo možnost razvrščanja različnih stolpcev in kategorij v dokumentu in kopiranja podatkov neposredno v drugo orodje, kot je predstavitveni program.
Prilagodljiv
Odvisno od uporabljenega programa si lahko datoteke ogledate na različne načine. Zaradi tega je uporaba preglednic zelo uporabna, ne glede na to, kako želite dostopati do njih. Če na primer izdelujete dokument na delovnem mestu, ga lahko pošljete sami sebi in nadaljujete delo z druge lokacije. Če vaš pametni telefon podpira obliko zapisa datoteke, lahko do njega dostopate tudi prek naprave in pregledujete podatke, ko niste v računalniku.