Kako organizirati osebni zapis zaposlenega

Vsebina

• Navodila
• Kako
• Obvestilo
• Kaj potrebujete

Za lastnika malega podjetja ali oddelka za človeške vire je bistveno, da ustrezno organizira vse datoteke o zaposlenih. Obstaja nekaj pomembnih elementov, ki jih je treba hraniti v osnovnem osebnem seznamu za vsakega zaposlenega. Na teh osnovnih zavihkih lahko podatke ločite v odseke, namesto da bi vse postavili v naključni vrstni red. Poleg tega dodajte datoteke po potrebi za vsakega zaposlenega in shranite posodobljene datoteke za vse zaposlene.

Navodila

Izdelajte ločene zapise za vsakega zaposlenega in datoteko za obrazce I-9 in podatke o plačilu (Jupiterimages / Brand X Pictures / Getty Images)

1. Izberite mapo, ki lahko shrani dovolj dokumentacije za vsak žeton zaposlenega. Uporabite drugo mapo za zdravstvene kartoteke zaposlenih. Morda so za njih najboljše obešanje map. Nato lahko v njih vdelate podmape in uporabite zavihke med razdelki.

2. Prva mapa vsakega zaposlenega, osnovna osebna datoteka, mora vsebovati osebne podatke zaposlenega, kot so naslov in trenutna telefonska številka. Zaposlene naj po potrebi posodabljajo, če je potrebno, vsako leto, morda na začetku leta ali med zaposlitvijo. Tukaj je treba hraniti tudi informacije za stike v sili.

3. Če razdelite viseče mape na odseke, lahko drugi del vsebuje življenjepis in aplikacijo za delovno mesto, ter napotitve in pogodbe delodajalca in zaposlenega.

   
   

4. Vse dokumente, ki jih je delavec podpisal, vnesite v tretji del, ko se je pridružil podjetju. Običajno lahko najdete obrazce, kot so obrazci za plačilo W-4, usposabljanje proti spolni zlorabi, skrite dogovore in znanje o politiki zaposlenih, vendar ne obrazec I-9.

5. V oddelku postavite komentarje o zaposlenem. Tukaj je treba obdržati vsako vrnitev na pregled zaposlenega. Vključite dokumentacijo za povišanje plač ali disciplinske ukrepe. Hranite kopije ustreznih diplom, spričeval ali potrdil o usposabljanju, ki jih je delavec prejel tudi v tej mapi. Hranite oddelek za zavarovalniške, zdravstvene in pokojninske evidence.

6. Vse zdravstvene podatke je treba hraniti v ločeni mapi. Vse informacije, ki se nanašajo na zdravje zaposlenih, je treba shraniti tukaj. To je povezano z zaupnostjo in ne more utemeljiti nobene promocije ali drugih osebnih odločitev glede zdravstvene anamneze vpletene osebe, navaja HRdirect.

7. Shranite tretjo mapo za vsakega zaposlenega, ki je poškodovan v datoteki. Tu boste objavili poročila o nesrečah, odškodninske zahtevke delavcev in vse druge zdravstvene dokumente.

   
   

8. Postavite vse obrazce I-9 v svoje ločene mape ali registratorje, HRdirect. Ločite I-9 od starejših do mlajših.

   Če izplačujete plače v pisarni, vodite mapo samo za plače.

Kako

• Zaposleni lahko pregledujejo vaše datoteke, vendar ne smete odstraniti mape ali elementov iz nje.

Obvestilo

• Vse mape zaposlenih morajo biti shranjene na varnem in zaklenjenem mestu.

Kaj potrebujete

• Mape