Vsebina
Sprejem je pogosto vrata podjetja in zagotovo ta oddelek pisarne odraža organizacijsko kulturo podjetja in s tem osebo, ki ima tudi funkcijo receptorka. Prvi vtisi so v poslovnem svetu izrednega pomena, vendar je v tem položaju več stvari, kot da bi na obiskovalce naredili dober vtis. Položaj receptorka je večstranski položaj, ki bi ga, če bi ga razdelili na delovne naloge, lahko zahteval več zaposlenih.
Koristi
Recepcionarka je prva oseba, ki pozdravlja stranke in potrošnike ter jih napoveduje, da pomagajo osebju ali izvršilnemu sekretarju z uporabo elektronske pošte ali interkom sistema. Pogosto lahko posegajo, če izvršna oblast ne želi biti motena. Recepcija se lahko ukvarja z administrativnimi storitvami, tako da vam ni treba najeti začasnih delavcev.
Funkcije
Položaj receptorka spada v upravno kategorijo in večina poroča neposredno HR, upravnemu koordinatorju ali vodji pisarne. Večopravilnost je več kot le buzzword v odnosu do receptorka. V tišjih časih lahko celovito preide na arhivista ali drugega upravnega delavca, kar odpravlja potrebo po dodatnem administrativnem osebju v pisarni, kjer so lahko datoteke.
Premisleki
Sprejem je industrija, ki zahteva zaupnost, in to stališče zahteva usposabljanje za obvladovanje. Oseba, izbrana za to delovno mesto, je odgovorna za spoštovanje vseh predpisanih varnostnih kodeksov in standardov. Pri zaposlovanju morajo upravljavci preučiti ozadje preveriti zahtevo.
Obveznosti
Ker receptorka redko ima neposredna poročila, položaj zahteva sposobnost odličnosti v upravljanju časa in odličnosti v odnosu do stranke. Nekatere ključne funkcije receptorja so: sprejemanje telefonskih klicev, sprejemanje in pozdravljanje strank, arhiviranje dokumentov in podpora drugim oddelkom (npr. Računovodstvo), oskrbovanje, označevanje in neoznačevanje sestankov, obiskovanje, razvrščanje in razpošiljanje pošte.
Pričakovanja
Pričakuje se, da ima receptorka enake sposobnosti kot upravni pomočnik, saj so naloge le malo drugačne. Ravni usposobljenosti v Microsoft Officeu ali drugi avtomatizaciji pisarn morajo biti nad osnovnimi. Kadar upravni pomočnik običajno opravlja upravne funkcije v pisarni, je receptorka vedno pred vsemi obiskovalci. S tem v mislih bo vaše ravnanje vedno profesionalno. Od nje se pričakuje tudi, da pozna svoje dnevne prioritete, saj se v vsakem trenutku pojavijo motnje in manj pomembne naloge.