Vsebina
V poslovnem svetu moramo pogosto priložiti spremno pismo, ki spremlja večje poročilo, ki ga lahko pošljemo po pošti, s posebno dostavo ali celo po e-pošti. Uradno spremno pismo ima zelo poseben namen in mora biti napisano tako, da predstavlja in opisuje vsebino, ponavlja poudarjeno temo poročila in navaja naslednje korake ali ukrepe, ki jih je treba sprejeti.
Napišite spremno pismo poročila
Korak 1
Z dopisom podjetja sestavite predstavitveno pismo poročila glede na pomembnost spremnega dokumenta. Tudi če uporabljate e-poštne naslove, jih obravnavajte kot papirnato pismo, vključno s sliko logotipa podjetja na e-poštni strani.
2. korak
Vključite datum dneva ter podatke o naslovu, vključno z imeni in priimki, naslovom, imenom podjetja, naslovom ulice in mesta ter poštno številko. Uporabite pozdrav "Caro", čemur sledi formalni pozdrav, na primer okrajšave gospod ali gospa, če je posameznik tujec, ali "Caro" z imenom ali priimkom prejemnika, če je posameznik znanec.
3. korak
Namen pisma v odstavku z besedilom navedite z besedami, kot je »To pismo vsebuje (ime poročila) za vaš pregled ali komentar (ali kakršno koli dejanje). Uporabite to priložnost, da povzamete temo poročila. Poskusite povzeti namen poročila čim bolj jedrnato - v enem ali dveh stavkih.
4. korak
Upoštevajte sklep poročila tukaj, vendar ne dotikajte se bistva zaključkov poročila. Želite, da bralec prebere dejansko poročilo in ne samo spremno pismo. Pismo bi moralo spodbujati bralčevo željo po tem, kar bo mogoče najti v končnem poročilu.
5. korak
Naredite formalni odsek za zaključek ali naslednje korake, kjer navedete, katera prejemnikova dejanja želijo. Ali želite, da posredujejo dokument ali ga podpišejo ali uskladijo večje srečanje za predstavitev rezultatov? Glede nujnih ukrepov bodite zelo natančni glede naslednjih korakov ter dneva in datuma.
Spremno pismo zaključite s formalnim pozdravom, tako prisrčno, iskreno ali premišljeno. Vključite ime in naslov avtorja pisma. Imena drugih oseb, ki bodo prejela poročilo in spremno pismo, vpišite v polje »Kp« (s kopijo) v e-poštnem sporočilu.