Vsebina
Pritožbena pisma se pošljejo šolskemu odboru za kritiko ali zahtevanje reševanja problemov. Pisma, ki so napisana šolskemu odboru, morajo biti formalna, neposredna in spoštljiva. Ko pišete pritožbeno pismo, ga pošljite vsem članom odbora ali določenemu članu odbora. Poskrbite, da je razlog za pismo jasno naveden.
Navodila
-
Bodite natančni s pismom. Na vrhu uradnega pisma pritožbe je ime in naslov šolskega odbora. Če je pismo namenjeno določeni osebi, navedite svoje ime. Če je to namenjeno celotnemu odboru, napišite »Šolskemu odboru«. Pritožba nikoli ne bi smela biti napisana ročno; Namesto tega vedno vnesite uradno pismo in ga pošljite na tablo.
-
Navedite namen pisma. Prvi odstavek vsebuje poseben povzetek problema ali kritike. Ta odstavek opredeljuje predmet celotnega pisma.
-
Razložite situacijo. Z uporabo pozitivnega in spoštljivega tona govorite o vseh podrobnostih. Če obstajajo posebni časi in datumi, pomembni za težavo, jih izpostavite, da povečate verodostojnost vaših podatkov. Vključite imena vseh, ki so vpleteni v situacijo, in ime pritožbenega pisma skrajšajte, običajno ne več kot eno stran. Če je vključenih preveč podrobnosti, sporočila ne skrajšajte tako, da jih izpustite. Če se nanašajo na situacijo, jih vključite tudi, če pismo presega eno stran.
-
Uporabi ton avtoritete. Pri pisanju pisma uporabite ton, ki kaže, da veste, o čem govorite, in da je treba situacijo vzeti resno. Nikoli ne delajte groženj na to vrsto kartice ali uporabite kakršnekoli kletve.
-
Prosite za odgovor. Vključite datum, na katerega od njih pričakujete odgovor. To pogosto motivira odbor, da hitro ukrepa. Odbor se lahko na začetku odzove s pismom, ki potrjuje prejem vašega sporočila. Upravni odbor lahko prav tako pokliče in na kratko pove, kdaj bo dobil odgovor.
-
Zaprite pismo. Ko zaprete pritožbeno pismo, je normalno, da podpišete "Best Regards". Vključite tudi svoje ime, naslov in telefonsko številko.