Vsebina
Ko profesionalno pišete e-poštno sporočilo, lahko večino časa preverite, ali je bil posamezen podatek vključen, ali je pravilno oblikovan in ali je črkovalnik izveden. Vendar ne pozabite zapreti e-pošte. Ustvarjanje profesionalnega konca e-pošte lahko močno spremeni način, kako ga oseba prejme. Prejemnika pustite z dobrim vtisom o vas.
Kontaktni podatki
Če profesionalno e-poštno sporočilo pošiljate prvič, je dobro, da ga zaključite s svojimi kontaktnimi podatki in ne samo z imenom. Čeprav bo prejemnik po prejemu e-pošte samodejno dobil vaš naslov, ne pozabite ponuditi drugih oblik stika. Če delate za določeno podjetje, vključite te kontaktne podatke, vključno z naslovom. Navedite svojo neposredno telefonsko številko in navedite, ali gre za mobilni ali stacionarni telefon. Če ima vaše podjetje centralno pisarno, vključite razširitev. Več kot stikov zapustite, boljše so možnosti, da oseba vzpostavi stik z vami.
Predvidevanje zaprtja
Leslie O’Flahavan, ki piše o zadevah, rad zaključi profesionalno e-pošto s stavkom "Veselim se ...". Pravi, da bo to ponovilo namen e-pošte. Poleg tega osebo, ki vam je poslala e-pošto, postavi tudi v položaj za odgovor. Če ste na primer poslali e-poštno sporočilo o prostem delovnem mestu, se mora končati z "Veselim se vaše odločitve o moji prošnji". Prejemnik zdaj z gotovostjo ve, kakšen je namen vašega e-poštnega sporočila.
Vprašanja in pomisleki
Ko zapirate profesionalno e-pošto, obvezno ponudite povabilo za odgovor, na primer »Sporočite mi, če imate kakršna koli vprašanja ali pomisleke glede ...«, saj bo to prejemniku dalo zeleno luč, da se odzove, ne da bi se počutil kot da vas moti ali da naj bi bila vaša e-pošta zadnja beseda. Tako tudi pogovor teče tekoče. Ko pošiljate e-pošto, se prepričajte, da so vsi vpleteni na isti strani in da so bila obravnavana vsa vprašanja in pomisleki.
Premisleki
Konec profesionalnega e-poštnega sporočila ima lahko osebni pečat, odvisno od vašega odnosa s prejemnikom. Sčasoma lahko poklicni stik postane prijatelj, kar vam omogoči, da zaključite e-pošto z notranjo šalo ali celo samostojno zgodbo. Vendar tega ne delajte, dokler se ne vzpostavi prijateljsko razmerje. Če pošljete e-poštno sporočilo z besedo »S spoštovanjem«, je dober kompromis. To kaže, da niste le poslovni odnos, ampak skrbna oseba. Ne bojte se pokazati malo vljudnosti na koncu e-poštnega sporočila, še posebej, če je strokovno.