Vsebina
Ko profesionalno pišete e-pošto, lahko večino časa porabite za zagotovitev, da je vsaka informacija vključena, da je pravilno oblikovana in da je bila črkovalnik izvršena. Vendar ne pozabite zapreti e-pošte. Ustvarjanje strokovnega konca e-pošte lahko zelo vpliva na to, kako ga oseba dobi. Pustite prejemnika dober vtis o vas.
Podatki za stik
Če prvič pošiljate profesionalno e-pošto, je dobro, da jo končate z vašimi kontaktnimi podatki, ne samo z vašim imenom. Čeprav prejemnik po prejemu e-pošte samodejno dobi vaš naslov, zagotovite druge oblike stika. Če delate za določeno podjetje, vključite te kontaktne podatke, vključno z naslovom. Podajte svojo telefonsko številko neposredno in navedite, ali je mobilni telefon ali stacionarni telefon. Če ima vaše podjetje obrat, se prepričajte, da ste vključili podružnico. Več stikov, ki jih zapustite, boljše so možnosti, da oseba pride v stik.
Predvidevanje izključitve
Leslie O'Flahavan, pisateljske zadeve, rad zaključi profesionalni email s frazo "Veselim se ...". Navaja, da bo to ponovilo namen elektronske pošte. Poleg tega je tudi oseba, ki vam je poslala e-poštno sporočilo, postavljena v odgovor. Na primer, če ste poslali e-pošto o službi, morate končati z "Veselim se vaše odločitve o moji vlogi". Sprejemnik zdaj ve zagotovo, kaj je namen vašega e-poštnega sporočila.
Vprašanja in skrbi
Pri zaprtju elektronske pošte poskrbite, da boste ponudili povabilo k odgovoru, na primer »Sporočite mi, če imate kakršna koli vprašanja ali pomisleke glede ...«, saj bo to omogočilo prejemniku zeleno luč, da se odzove brez občutka kot da bi vas motilo, ali da je bila vaša e-pošta zadnja beseda. S tem se pogovor pretaka. Ko pošiljate e-pošto, se prepričajte, da so vsi udeleženci na isti strani in da so bila obravnavana vsa vprašanja in pomisleki.
Premisleki
Konec strokovnega e-poštnega sporočila je lahko oseben, odvisno od vašega odnosa s prejemnikom. Sčasoma lahko poklicni stik postane prijatelj, kar vam omogoča, da končate elektronsko pošto z notranjo šalo ali celo neodvisno zgodbo. Vendar pa tega ne počnite, dokler se ne vzpostavi prijateljsko razmerje. Konec e-pošte z "Best regards" je dober kompromis. To kaže, da niste samo poslovni odnos, ampak skrbna oseba. Ne bojte se pokazati malo vljudnosti na koncu e-pošte, še posebej, če je strokovno.