Vsebina
Pisma strank so praviloma v posebnih oblikah in so videti dobro načrtovana in profesionalna. Imajo univerzalne elemente, kot so pozdravi in zapiranja. Tisti, ki govorijo o postopkih zaračunavanja, vsebujejo informacije o plačilnih politikah podjetja in opisujejo, kako naj stranke plačujejo svoje račune. Spremembe teh pravilnikov je treba sporočiti stranki s pismom po pošti in ga pisno obvestiti o nastalih spremembah.
Odpiranje
Otvoritev pisma vsebuje datum pisanja, kontaktne podatke prejemnika in pozdrav. Oddelek pisma z pozdravom "Spoštovani kupec" bo napisan v dvojnem presledku pod strankinimi kontaktnimi podatki. Čestitka kupca pravilno nagovori z naslovi, kot sta gospod ali gospa in priimek.
Namen pisma
Odstavek o namenu obvesti vašo stranko, da pišete, da jo obvestite, da bo prišlo do sprememb v obračunskem sistemu. Ta odstavek bi moral vključevati tudi zagotovila, da to pismo ni pobiralnica.
Učinki na potrošnika
Odstavek o učinkih je podroben in našteva načine, kako bodo spremembe, ki jih izvaja vaše podjetje, vplivale na kupca. Ti učinki lahko vključujejo nov naslov za izstavitev računa, na katerega bodo poslana plačila, ali nove datume za obračun. Te spremembe morajo biti napisane pozitivno in v korist kupca. Vsako spremembo je treba opisati kot korist za kupca in tudi za vaše podjetje.
Zaključek
Zaključni odsek mora vsebovati vašo zaključno izjavo stranki, na primer "Hvala za pokroviteljstvo", "S spoštovanjem" ali preprosto "Hvala". Vključevalo bo vaše vpisano ime, podpis in kontaktne podatke. Vključiti morate tudi e-poštni naslov, da vas stranke lahko kontaktirajo, če imajo kakršna koli vprašanja.