Vsebina
- Medosebne spretnosti
- Spretnosti upravljanja s časom
- Poznavanje pisarniškega materiala
- Računalniške spretnosti
- Veščine pisanja
Administrativni pomočniki si na splošno prizadevajo zagotoviti optimalno delovanje pisarne. Večina podjetij ima raje administrativne pomočnike z vsaj srednjo šolo, dvema ali več leti na fakulteti in izkušnjami z delom v pisarni. Lahko pomagajo nekomu posebej ali celotni ekipi. Administrativni pomočnik mora imeti veliko veščin in kompetenc za učinkovito opravljanje svoje vloge.
Medosebne spretnosti
Upravni pomočnik lahko poroča več kot eni osebi. Poleg tega ima lahko vsak nadzornik zanj različne cilje. Zato bi morali imeti možnost sodelovanja z vsemi nadzorniki, da bi zagotovili, da so izpolnjene vse želene in / ali zahtevane naloge ali misije. V okviru svojih nalog mora upravni asistent (ki skrbi za to, da pisarna deluje učinkovito) pomagati sodelavcem s sodelovanjem in timskim delom.
Spretnosti upravljanja s časom
Administrativni pomočniki morajo biti sposobni dati prednost času pri delu. V enem dnevu morajo opraviti dolg seznam nalog in zagotoviti, da je vsako opravljeno v predvidenem roku.
Poznavanje pisarniškega materiala
Poznavanje opreme in delovnih materialov, kot so telefaksi, je ključnega pomena za vsakega administrativnega asistenta. Vedeti mora, kako upravljati s telefonskim sistemom z več linijami in / ali razširitvami. Poleg tega bi morali vedeti, kako deluje kopirni stroj in kako ga popraviti, kadar je to potrebno.
Računalniške spretnosti
Večina pisarn temelji na funkcionalnosti računalniškega sistema. Zato mora biti upravni pomočnik sposoben razumeti delovanje računalnikov. Poleg tega bo moral biti sposoben pošiljati e-pošto, opravljati raziskave na internetu, ustvarjati preglednice, skenirati dokumente in celo druge kolege poučevati o osnovnih računalniških funkcijah.
Veščine pisanja
Številni upravni pomočniki nadzorniku pomagajo pri pisanju dokumentov. Na primer, nadzornik lahko narekuje dokument in od asistenta zahteva, da pregleda morebitne tiskarske napake ali slovnične težave. Tako mora upravni asistent vedeti, kako pripraviti poslovna pisma. Morda se bo moral dopisovati s prodajalcem, da bo zagotovil, da bodo vsi predmeti dostavljeni pravočasno in pravilno v skladu s specifikacijami.