Vsebina
Beležke, ki jih pišete kot računovodja, vam veliko povejo o vaših poklicnih izkušnjah in vaši verodostojnosti. Računovodje so odgovorni za pisanje vseh vrst dopisov, vključno z neformalnimi za sodelavce in nadzornike, formalne za oddelčne enote in račune za stranke. Slabo napisana beležka računovodstva lahko zmede sprejemnike in poškoduje ugled vašega podjetja. Učenje pisanja računov z jasnostjo in natančnostjo je ključ do učinkovitega poslovnega komuniciranja in vzpostavitve ugodnega ugleda v vaši organizaciji.
Navodila
-
Določite občinstvo in namen vaše beležke. Večina se uporablja za opozarjanje na probleme, ponujanje rešitev, sporočanje uradnih ciljev podjetja ali posredovanje novih informacij. Ne pošiljajte beležke celotnemu uradu, če gre le za en oddelek. Upoštevajte tudi občutljivost gradiva in ali bodo informacije bolje posredovane z uradnim memorandumom ali osebno sporočene.
-
Glava beležke oblikujte z naslednjimi razdelki: TO: (ime in naslov prejemnika), DE: (vaše ime in naslov), DATE: (popoln in trenutni datum) in SUBJECT: (o tem, o čem je beležka).
Zagotovite, da bodo prejemniki obravnavani s pravilnim imenom in uradnimi nazivi delovnih mest. Bodite specifični in jedrnati v naslovni vrstici. Na primer, "Konec semestra" kot naslov teme lahko prejemniku pomeni kaj. Namesto tega uporabite nekaj podobnega kot "Novi procesi arhiviranja do konca semestra".
-
Podajte kratek povzetek o tem, kaj je zapisnik v začetnem segmentu. Namen uvodne niti je, da prejemniku pojasni, zakaj prejemajo beležko in zakaj naj preberejo dokument. Odprite segment v kratkem odstavku.
-
Dodajte kontekst, ki opisuje problem, dogodek, okoliščine ali kontekst beležke. Kontekst je lahko uvodni stavek vašega naslednjega odstavka ("Zaradi zmede, povezane s postopki vložitve v zadnjem semestru ..."), ali celoten ločen odstavek, odvisno od količine informacij, ki so potrebne za pridobitev vseh sprejemnikov, da bodo na tekočem.
Sledite kontekstu z delom naloge, ki je del beležke, ki opisuje, kaj se dogaja pri reševanju problema ali problema ("Izvajamo nove postopke vložitve za naslednji semester ..."). Poskrbite, da bo segment opravil v stavku ali kratkem odstavku, odvisno od zapletenosti obravnavane zadeve.
-
Sledite temi opravil s popolno razpravo, ki nudi dodatne podrobnosti in podporo. Nit za razpravo mora biti najdaljši del beležke in vključuje vsa dejstva in raziskave, ki podpirajo priporočila, ki jih je določila. Posredujte najpomembnejše podrobnosti in prednosti dokazov.
-
Dokončajte beležko s kratkim zaključnim segmentom, ne več kot odstavkom, ki na vljuden način opisuje dejanja, ki jih želite sprejeti prejemnik beležke (»Začnite naslednji mesec, sledite novim postopkom shranjevanja. .. "). Poudarite, kako bo prejemnik imel koristi, tako da sledite dejanjem, opisanim v beležki (»Upamo, da bodo ti novi postopki shranjevanja prihranili vaš čas in zmanjšali obremenitev ...«)
Kako
- Priložite seznam, grafiko, članke ali drug ustrezen vir za vašo beležko. Dodajte opombo na konec beležke, če vključite kakršne koli priloge, kot je »Priloženo: nov postopek shranjevanja«.
- Če je to vaš prvi dopis, naj ga pregleda kolega ali nadzornik zaradi natančnosti in poskrbite, da ne boste ničesar zapustili.
Obvestilo
- Pošiljanje beležke z napačnim pisanjem imena, naslova ali e-poštnega naslova lahko povzroči, da kolegi ne bodo resno obravnavali beležke in celo škodovali njihovemu ugledu, če se ponovi prekršek. Pred pošiljanjem beležke vedno preverite dvakrat, da dobite popolno natančnost.