Vsebina
- Bodite neposredni
- Izberite pravi predmet
- Preverite črkovanje
- Bodite vljudni
- Pogovorite se o podrobnostih srečanja
E-pošta je postala najprimernejši način komunikacije v poslovnem svetu. Je hiter, zanesljiv in služi kot pisna dokumentacija opravljenih transakcij. Vendar pa so mape »Prejeto« včasih preplavljene z neželeno pošto, zato je pomembno, da vaš e-poštni naslov izstopa iz številnih drugih, še posebej, če želite prvič vzpostaviti sestanek z nekom.
Bodite neposredni
Bodite čim bolj neposredni v času pisanja e-poštnega sporočila in ga, če je mogoče, pošljete neposredno osebi, s katero se želite srečati, in ne v mapi »Prejeto«, ki jo deli oddelek. Če je to neizogibno, vnesite polje "predmet" e-pošte, na katero je naslovljena. V telesu e-pošte pojdite naravnost do točke; pojasnite vzrok za sestanek in vprašajte o razpoložljivosti osebe, s katero se boste srečali. Če na sestanek pripeljete nekoga drugega, ga obvestite v e-poštnem sporočilu. Pojasnite, kaj nameravate s sestankom. Recimo, da želite navesti cilje za prodajo ali kdo bo nadomestil João da Silvo v računovodstvu.
Izberite pravi predmet
Polje "predmet" e-pošte je prva stvar, ki jo bo oseba prebrala in ponavadi je tisto, kar določa, ali bo e-poštno sporočilo odprto ali ne. Zato je bistveno, da to polje ni predolgo. Težave z e-poštnimi sporočili morajo biti kratke in enostavne - več podrobnosti lahko vedno razpravljate v naslednjih e-poštnih sporočilih, če se sestanek potrdi.
Preverite črkovanje
Nikoli ni preveč za okrepitev te nasvete: Nič ni slabše za prvi vtis kot e-poštna sporočila s pogostimi napakami, slovnico in ločili. Te napake omogočajo, da je vaš e-poštni naslov videti kot nekakšna neželena e-pošta in poveča možnost, da se pošljete v koš. Previdnejše preverjanje pred e-pošto lahko prepreči veliko glavobolov. Idealno je, da prosite nekoga drugega, da ga prebere, in preverite to vrsto napake, če je prejemnik zelo pomembna stranka.
Bodite vljudni
Zahtevek za sestanek z nekom je v prvi vrsti prvi vtis. Če prvič kontaktirate osebo, uporabite najbolj izobražene jezikovne oblike, ki jih lahko. Imejte priimek in vedno uporabljajte naslove, kot sta gospod ali gospodična. Pri prvem e-poštnem sporočilu nikoli ne uporabljajte »Pozdravljeni« kot pozdrav; zaradi tega si videti neprofesionalno. Na koncu e-pošte vedno dodajte "Hvala", "Pozdravi" ali "Pozdravi". Vljudnosti so vedno primerne v elektronski pošti.
Pogovorite se o podrobnostih srečanja
Po e-pošti nastavite datum in čas sestanka, kot če bi to počeli s pismom. Jasno pojasnite, kje boste nekje blizu prejemnika; recimo, na katere datume boste v prejemnikovem mestu. Bodite jasni o tem, kaj želite razpravljati. Na primer, če želite govoriti o "prodaji kosilnic v drugem četrtletju leta", bo prejemnik dobil boljšo predstavo o tem, kaj se bo obravnavalo kot preprosto "Prodaja".