Vsebina
Večina podjetij, majhnih ali velikih, ima recepcijo ali recepcijo. Standardne operativne postopke zaposlenega, ki se ukvarja s storitvami za stranke, sestavljajo dolžnosti in odgovornosti, ki izboljšujejo učinkovitost podjetja kot celote. Ti zaposleni morajo v celoti razumeti vse vidike svoje vloge, da bi na najboljši možen način izpolnili svojo vlogo.
Postrezite kot prehod
Najpomembnejša vloga, ki jo ima zaposleni prejemnik, je "gateway" ali gatekeeper. Vi ste prva oseba, ki jo stranke vidijo ob prihodu, in ponavadi prva oseba, s katero se pogovarjajo, ko pokličejo pisarno. Morate biti prijazni in vljudni do strank, hkrati pa ohraniti njihovo avtoriteto. Vaš odnos se bo pozitivno ali negativno odrazil na poslovanje kot celoto in to morate vedno upoštevati. Vaša odgovornost je, da zagotovite, da bodo nadrejeni sprejeli le ljudi, ki jih imajo čas za sprejem, in s katerimi želijo govoriti. Vedno se ravnajte z osebo neposredno in ustrezno; Morda boste morali nekomu povedati, da mora pustiti sporočilo ali da mora sedeti in čakati.
Dobre stranke (Hemera Technologies / AbleStock.com / Getty Images)
Rutinske naloge
V večini pisarn mora receptor sprejeti vsakodnevne dejavnosti, kot je upravljanje e-pošte, poslušanje glasovne pošte, priprava denarnih vrečk, zalivanje rastlin in polnjenje miz. Vodenje seznama vseh nalog dneva vam lahko prepreči pozabljanje. Prav tako je koristno vzdrževati adresar z pomembnimi in pogosto uporabljenimi številkami, ker je pogosto odgovornost klica klicati vzdrževanje, IT in različne druge osebe ves dan, ko se pojavijo težave.
Organizacija dnevnega reda zavez
Nazadnje, če se to delo ne prenese na drugega delavca, kot je šefov pomočnik, je sprejem namenjen vzdrževanju dnevnega reda. Vedno se zavedajte prihodnjih dejavnosti in preklicanih sestankov. Ne pozabite navesti imena in številke ljudi, ki želijo v primeru odpovedi opraviti sestanek v polnih dneh. Včasih bo morda treba opraviti začasne sestanke, v tem primeru pa samo določite časovno razporeditev. Ne pozabite vedno uporabiti svinčnikov, saj to olajša brisanje in prekrivanje v primeru časovnih sprememb.
