Vsebina
- Odgovornosti
- Vzdrževanje zapisov
- Zavarovanje in povezovanje stavbe
- Registracije sredstev in skrbništvo
- Odgovornost za povezane transakcije
- Tehnološki nadzor
- Neodvisni kritični pregled
Pri oblikovanju računovodskega sistema bi morala podjetja in neprofitne organizacije vzpostaviti okvir za notranji nadzor. Ta proces pomaga zagotoviti, da sistem deluje dobro in da vsi sodelujoči delavci delujejo po pričakovanjih. Obstoj bistvenega poslovnega dokumenta zagotavlja razumno zagotovilo z zmanjšanjem verjetnosti napak in zaščito sredstev organizacije. Zaradi njihove pomembnosti morajo podjetja upoštevati temeljna načela notranjega nadzora.
Odgovornosti
Podjetja morajo jasno določiti odgovornosti. Dodelitev posebnih obveznosti posameznikom zagotavlja, da razumejo njihovo vlogo pri ohranjanju notranjega nadzora. Če se sistematično spregleda odgovornost, lahko učinkovit sistem notranje kontrole prepozna zaposlenega, ki ne opravlja dodeljene naloge.
Vzdrževanje zapisov
Spomin ni nepogrešljivo orodje, zlasti ko gre za velike količine informacij ali transakcij. Ustrezni postopki za vodenje evidenc bodo podjetjem omogočili natančno zgodovino transakcij. Z razpoložljivimi informacijami se lahko družba kasneje posvetuje z njimi, če je potrebno rešiti problem ali pojasniti kakršne koli dvome.
Zavarovanje in povezovanje stavbe
Žal tudi najboljši sistem notranje kontrole ne more preprečiti izgube sredstva. Z zagotavljanjem dobrega blaga in ustvarjanjem vezi z zaposlenimi zagotavlja organizacija, da se povrne, če jo ukradejo ali kako drugače preusmerijo.
Registracije sredstev in skrbništvo
V sistemu notranje kontrole ljudje, ki imajo fizični dostop do blagajne in drugih sredstev, niso isti ljudje, ki hranijo dokumente, povezane z njimi. Če je na primer zaposleni, ki je odgovoren za vodenje blagajne za majhne stroške, enak tistemu, ki nadzoruje prejemke in izločitve denarnih sredstev, bi bilo lažje ponarejanje evidenc in preusmeritev sredstev. Posameznik, ki je odgovoren za vodenje evidence sredstev, ne bi smel imeti dostopa do sredstev, ki jih nadzoruje.
Odgovornost za povezane transakcije
Včasih je treba zaključiti več nalog, preden se dokonča ena transakcija. V tem primeru je pomembno, da vsako dejavnost, ki sestavlja operacijo, opravljajo različni delavci. To zagotavlja vključenost več kot ene osebe v nalogo in povečuje možnosti, da se odkrijejo napake ali goljufiva dejanja.
Tehnološki nadzor
Alarmi, elektronske tipkovnice za dostop in druge varnostne funkcije lahko pomagajo zaščititi sredstva organizacije. Tehnologija pogosto ponuja veliko več možnosti nadzora in se lahko uporablja 24 ur na dan, brez dodatnih stroškov za osebje ali prekinitev. Pametna podjetja povečujejo svoje sisteme notranjega nadzora z vlaganjem v učinkovite in poceni tehnologije.
Neodvisni kritični pregled
Podjetja bi morala redno pregledovati svoje sisteme notranjih kontrol. Oseba, odgovorna za izvedbo te ocene, ne more opraviti nobenega dela, ki bo preverjeno. Neodvisni cenilec je idealen za to funkcijo, ker lahko objektivno dokumentira delo, opravljeno v procesu notranje kontrole, in nima razloga za kritje napak ali je preveč optimističen glede postopkov.