Vsebina
- Poudarite ključne pomisleke
- Navedite posebne primere
- Izogibajte se čustvenim izrazom
- Predlagajte izboljšave
Ni pomembno, če delate v korporativnem ali maloprodajnem okolju, če imate pomisleke glede vašega dela, jih morate pripeljati do znanja svojega šefa. Prikazovanje vaših skrbi s pismom omogoča, da vaš šef natančno razume, kaj se dogaja, ne da bi pustil prostor za napačne interpretacije, saj bodo vse vaše misli in ideje jasno izražene. Če želite to narediti, upoštevajte nekaj smernic, da zagotovite, da so vaši pomisleki profesionalno urejeni.
Poudarite ključne pomisleke
V prvem odstavku pisma pojasnite, zakaj se obrnete na svojega šefa. Uporabite prva dva stavka, da vam pove o vaših delovnih skrbi in nadaljujete z enostavnim pojasnilom, kaj vas moti. Na začetku je pomembno poudariti glavne razloge za zaskrbljenost. Na primer:
"Pozdravljeni, gospod Smith, pišem zato, ker imam veliko neugodnih pomislekov glede dela krajine, ki je dodeljen mojemu oddelku." Med mojim opazovanjem sem opazil zelo utrujeno osebje, ki je prišlo po urah in upravljalo stroje nestrokovno.
Navedite posebne primere
Potem, ko je bil namen pisma pojasnjen, poglobite situacijo s posebnimi primeri. To vam bo dalo jasno razumevanje situacije in zmanjšalo verjetnost, da bo vaše pismo neopaženo. Na primer:
"1. marca 2011 je Jason S. Masters prispel na svoje delovno mesto ob 22.45, uro in pol po vstopu. Po prihodu se je zdelo, da je preveč utrujen in je začel upravljati stroje brez preverjanja. V popoldanskem času sem opazil, da več zaposlenih dela s težkimi stroji, ne da bi nosili čelade ali uporabili varnostne ukrepe. "
Izogibajte se čustvenim izrazom
Med pripravo pisma ne postanite preveč čustvena, saj to zmanjšuje strokovnost in legitimnost pisma. Prepričajte se, da so vse izjave utemeljene na dejstvih in brez čustvenih konotacij. Namen pisma je zagotoviti vašemu šefu informacije, ki so potrebne za določitev natančnih vzrokov skrbi, da lahko ukrepa, če meni, da je to potrebno.
Predlagajte izboljšave
Na koncu pisma podajte predloge glede vaših skrbi. Prepričajte se, da so dejansko predlogi in ne zahteve. Pred predlogom uporabite besedne zveze, kot je "Ali menite, da bi bilo bolje ..." ali "Lahko bi bilo koristno ...". S tem delom pisma predstavite svoje zamisli in ga zaključite s prošnjo za sestanek, da bi lahko razpravljali o vaših pomislekih in izmenjali zamisli, da bi odpravili morebitna druga vprašanja.