Vsebina
Pisanje uradnega zapisa je učinkovit način komuniciranja znotraj podjetja. Zapišite si beležko z avtoritativnim glasom, vendar želite bolje obvestiti bralca, kot pa ga prestrašiti. Dodatne informacije, vključene v memorandum, so znane kot priloga, zaprtja pa so navadno vključena v dopis. Formalni zapis vsebuje posebne oddelke in začetnice pisatelja in pomočnika na koncu. Medtem ko je večina beležk ena stran ali manj, na koncu navedite odstavek povzetka, če imate več strani.
Navodila
-
Na začetku beležke so razdelki "Do", "Od" in "Zadeva". Če želite vključiti priloge, se odločite, kdo mora prejeti te priloge, in ki potrebujejo le kopijo beležke, da se vsi zavedajo informacij in priponk, ki so bile razdeljene (na primer, osebi, ki je ustvarila prilogo, ni treba, ). Vključite ime vseh, ki bodo prejeli dokument v glavi »Za«. Vključite tistega, ki ga želite kopirati v "CC" na koncu beležke. Nekateri ljudje lahko dokument prejmejo zasebno, dodajo pa jih kot »skrito kopijo«. Prejeli bodo kopijo beležke, vendar ne bodo navedeni v "Do" ali "CC".
-
Pišite zapisnik jasno in jedrnato. Uporabite preprost in formalni jezik, vendar ga hranite stran od zastrašujočega ali ponižujočega tona. Večji dokumenti morajo vsebovati več odstavkov, da jih je lažje brati.
-
Izpolnite beležko z začetnicami avtorja, ki mu sledijo začetnice pomočnika po poševnici ("XX / aa"). Začetniki avtorja morajo biti napisani z velikimi tiskanimi črkami, pisma pomočnika pa z malimi črkami. Dve vrstici spodaj naj bosta prebrali besedo "Priloge (x)" s številom priloženih prilog med oklepaji. Nato navedite osebe, ki jih želite prejeti v obliki seznama. Tisti, ki bodo prejeli skrito kopijo, morajo biti napisani v svojih kopijah. Ne pozabite vključiti "CCO", da vedo, da je bila kopirana anonimno. Avtor zapisa naj bo prvi v razdelku »Od«.
Kako
- V datoteko s priponkami hranite eno ali dve dodatni kopiji beležke, če jo je treba dodati na seznam prejemnikov.
- Preglejte beležko za tipografske napake, ki jih črkovalniki ne prepoznajo.
- Večina programov za obdelavo besedil vključuje predlogo za beležko, če vaše podjetje tega ni določilo za uporabo.
Obvestilo
- Ne pozabite vključiti vseh prejemnikov v del beležke »V«.
- Sporočila naj se uporabljajo samo za notranje komunikacije podjetja. Komunikacija z dobavitelji ali strankami mora biti napisana v obliki črk.
Kaj potrebujete
- Priloge k memorandumu (če je potrebno)