Vsebina
Če si vzamete čas za pisanje priročnika za usposabljanje zaposlenih, se vam zdi težko opravilo. Uporaba orodij Microsoft Word 2007 olajša ta postopek. Preden začnete pisati, nekaj načrtujte. Odločite se, katere naloge morajo vaši zaposleni dokončati in katere lahko opišete v njihovo pomoč. Načrtujte, v kateri situaciji boste uporabili priročnik, bodisi v neposrednem pouku ali na samostojnem ogledu. Ko imate idejo, kakšen priročnik potrebujete, je tu nekaj orodij, s katerimi lahko svojo idejo uresničite.
Priprava
Korak 1
Z orodjem za obrobe v Wordu ustvarite večstopenjski seznam nalog, ki se jih mora zaposleni naučiti. Ta postopek vam bo pomagal določiti, kako dolg bo vaš priročnik, in bo pomagal razdeliti delo na manjše dele, lažje razložljive zaposlenim. Če želite uporabiti orodje za obrobo v Wordu, morate začeti s praznim dokumentom in izbrati "Domov". V skupini "Odstavek" so 3 gumbi: točke, številke in večnivojski seznam. Izberite "seznam na več ravneh" ali pa kliknite puščico navzdol, da izberete seznam možnosti obrobe. Lahko tudi ustvarite svojega. Napišite svoje parametre. S pritiskom na "Tab" pojdite na naslednjo stopnjo na seznamu več ravni. za vrnitev pritisnite "Shift + Tab". V korakih za usposabljanje in druge informacije pišite, da svojim zaposlenim razložite, kako izvajati naloge, ki so potrebne na delovnem mestu.
2. korak
S funkcijami glave in noge v Wordu dodajte številke strani, vsebino odseka in naslov za vsako stran v dokumentu. Glave in noge so pomembne vizualne reference za zaposlenega, da ve, kje je v priročniku za usposabljanje. Ko izvajate trening, dodajanje številk na strani pomaga povezati določene strani z nekaterimi predmeti. Kliknite "Vstavi zavihek", nato v razdelku glave in noge izberite "Glava". Imeli boste možnosti za sloge glav ali pa lahko ustvarite svojega. Glava se prikaže na vsaki strani priročnika, lahko pa jo spremenite tako, da se prikaže samo na nasprotnih straneh, tako da priročnik sledi knjižni vrstici. Noge se pojavijo na dnu strani in se običajno uporabljajo za prikaz številke strani, datumov in uporabniških informacij. V razdelku za glave in noge kliknite »Noga« in tako kot prej, boste lahko izbirali med več vrstami.
3. korak
Dodajte ovitek, s katerim boste gradivo za usposabljanje razlikovali od drugih predmetov, ki jih delite zaposlenim, na primer vodnika za zaposlene. Ustvarite svojo lastno naslovnico, tako da kliknete "Vstavi zavihek" in nato "Naslovnica" v razdelku strani. Videli boste različne sloge ovitkov, med katerimi lahko izbirate ali ustvarite svojega. Dajte svojemu priročniku opisni naslov; vključujejo datum nastanka in avtorje, saj se ti priročniki pogosto izdelujejo v skupinah.
4. korak
Dodajte naslove, s katerimi boste lažje ustvarili kazalo za dokument o vadbi. To pomaga tudi pri vizualni organizaciji, da olajšate uporabo zaposlenega. Ustvarite različne sloge naslovov za vsako temo z uporabo vnaprej ustvarjene obrobe (ta glava ni enaka tisti na vrhu strani). Slogi glave so slogi pisav, ki jih uporabljate za označevanje različnih odsekov za vadbo, pa tudi različnih pododdelkov.
Če pišete priročnik o pisanju dopisov podjetij, mora biti vaš naslov 1 "Kako napisati pismo podjetja", nato pa je lahko podnaslov "Kaj vključiti". Če želite označiti naslovu 1 in 2, izberite "Domov" in v razdelku slogi boste videli številne različne sloge, med katerimi lahko izbirate, vključno z naslovom 1, naslovom 2, napisom itd. Izberite besedilo, ki ga želite kot prvi naslov 1, in kliknite na razdelek "Naslov 1", da označite njegovo pomembnost. Kliknite naslednji razdelek, da ustvarite glavo 2. Sledite celotni obrobi, izberite glavo 1 in 2. Ti bodo vključeni v kazalo, ko končate.
5. korak
Dodajte tabelo in vsebino (TDC), da bodo vaši zaposleni po potrebi našli informacije, ki jih bodo morda potrebovali. Če ste v dokument že dodali primarne in sekundarne naslove, pustite, da Word opravi delo in za vas ustvari TDC. Kliknite na začetku dokumenta, kjer želite, da se prikaže TDC (običajno za naslovnico), nato v oddelku z istoimenskimi besedami kliknite na "Reference" in nato "Kazalo". Videli boste seznam samodejnih tabel, ki jih lahko uporabite. Kliknite enega od samodejnih izbir in vaš TDC bi se moral prikazati z vnaprej izbranimi glavami.
6. korak
Naslove in odseke priročnika za vadbo uredite po korakih. Zadnji in najpomembnejši del priročnika naj bo indeks. Bolj ko bo vaš indeks popoln, študent bo kasneje lažje našel odgovore na številko strani. Če želite ustvariti indeks, izberite besedo, ki jo želite vstaviti. Kliknite "Reference" in nato "Check in", če želite nadaljevati s tem za vsak element, ki ga želite dodati v indeks. Ko končate, se pomaknite navzdol do konca priročnika za vadbo in dodajte indeks s klikom na "Reference" in nato "Insert index".
7. korak
Preverite črkovanje in shranite datoteko. Ko ustvarite prvi priročnik za vadbo, ga lahko naredite za vzorec drugih priročnikov, tako da kliknete "Odpri", nato "Shrani kot", ko se prikaže pogovorno okno, v razdelku "Shrani kot vrsto" kliknite puščico za dol in izberite »Predloga Word (.dotx)«, nato pa lahko svoje delo ponovno uporabite v drugih priročnikih za usposabljanje.