Vsebina
- Glava in zapiranje
- Slog telesa besedila
- Tehnične razlike v formatu
- Pomembna vprašanja v zvezi s pogovorom
Razlike med poslovnimi pismi in manj formalnimi ali osebnimi pismi najdemo v obeh strukturah vsakega. Neformalna osebna pisma pošiljatelju omogočajo presojo glede razpolaganja z elementi in drugimi elementi pisma. Po drugi strani pa morajo poslovna pisma upoštevati stroge standarde za slog in obliko. Ključni elementi, kot so postavitev, struktura odstavkov in tehnično oblikovanje, razlikujejo ustrezno poslovno pismo od neformalnega.
Glava in zapiranje
Glava poslovnega pisma mora vsebovati ime, naslov in datum pošiljatelja. Obrazložite glavo na levem robu in izberite en presledek za informacije. Kontaktni podatki prejemnika morajo biti ločeni od glave z enim presledkom in vključevati polno ime in naslov prejemnika, vključno s poštno številko. Oseba, ki piše neformalno pismo, se lahko odloči, da bo v glavi pisma uporabila samo en pozdrav. Za zaključek poslovnega pisma je potreben poslovilni pozdrav in podpis. V poslovnem pismu je pogosto podpis, pod njim vpisano ime pošiljatelja in vse poverilnice ali naslovi pisatelja. Za rokopisni podpis uporabite štiri presledke med poslovilnim pozdravom in vpisanim imenom. Ko se osebno pismo konča, je dovolj ime pošiljatelja in manj uraden pozdrav.
Slog telesa besedila
Osebna pisma neformalne narave se lahko obdelujejo brez slogovnih omejitev poslovnega pisma. Pošiljatelj lahko izbere slog ali ton, ki ustreza običajnim značilnostim interakcije s prejemnikom. V poslovnem pismu mora biti slog v skladu z namenom pisma. Poslovna pisma, namenjena seznanitvi prejemnika s pošiljateljem ali poslovnimi storitvami, se morajo začeti z uvodom. Nato mora pošiljatelj z besedilno tehtnico obvestiti prejemnika o nameri ali zahtevi pisma. Na primer, prodajno pismo mora predstaviti prodajalca in izdelek, usmeriti, kako bo izdelek služil prejemniku, in na koncu bralca pozvati k dejanju - k nakupu izdelka ali storitve.
Tehnične razlike v formatu
Standardni tehnični standardi za poslovne črke vključujejo 2 cm robova na straneh in 2,5 cm prostora na vrhu in na dnu strani. Datumi poslovnega pisma morajo biti napisani, ne okrajšani, in morajo vsebovati mesec, dan in leto. Pošiljatelji naj v poslovnih pismih uporabljajo ustrezne naslove, vendar se izogibajte odpuščanju. V pozdravu mora biti navedeno polno ime prejemnika, v poslovnem pismu pa dvopičje. Osebna črka lahko vključuje ime ali naslov in priimek, ki mu sledi vejica. Med naslovom, kontaktnimi podatki pisatelja in uvodnim pozdravom mora biti presledek. Med pozdravom in vsakim odstavkom v telesu pisma je tudi presledek. V poslovnem pismu in z razmikom med besedilom uporabite serifske pisave z 12 točkami, na primer Times New Roman. Poslovna pisma je treba vedno vnašati, a njihovo ročno pisanje doda osebno noto.
Pomembna vprašanja v zvezi s pogovorom
Po zaprtju morajo poslovna pisma vsebovati ustrezna delovna mesta, na primer izdajo kopij. "Kp:" pomeni, da je bilo pismo posredovano tudi drugim. Pogovor je tudi primerno mesto za zapis gradiva, vključenega v poslovno pismo. Spremni dokument se mora kot poslovno pismo vključiti kot postavke, vključene po zaključnem podpisu, s številko in naravo vzorca polja.