Vsebina
Začetna komunikacija med potencialno stranko in odvetniško pisarno se običajno opravi po telefonu in pri recepciji. Zato je pomembno, da je družba receptorka profesionalna in vljudna v vsakem trenutku. Ohranjanje strokovnosti je včasih lahko izziv, še posebej za receptorje, ki dnevno obiskujejo velik obseg klicev, vendar obstajajo določena načela, ki jih morate vedno upoštevati pri odgovarjanju na klice v odvetniški pisarni.
Sprejemanje klica
Na vsak klic odgovorite tako, da izgovorite ime odvetniške pisarne, svoje ime in nato ugotovite, kdo kliče in vprašajte: "Kako vam lahko pomagam?" Na primer: "Dobro jutro, to je odvetniška pisarna X in Y, Jane govorim, s kom govorim?" Ko ste identificirali klicatelja po imenu, vprašajte: "Kako vam lahko danes pomagam, gospa Z," ne pozabite navesti stranke po imenu za preostanek pogovora. Opombe med vsakim klicem so lahko koristne, zlasti glede imen. Med pogovorom imejte pozitiven ton, bodite potrpežljivi in nikoli ne izgubite življenja. Izogibajte se uporabi žargona, slenga ali ne-besed, kot so "aham" in "hum".
Opredelite potrebe klicatelja
Zelo pomembno je, da pozorno prisluhnete, kaj potencialne stranke potrebujejo, da zadovoljijo vaše potrebe, in zahtevane informacije zagotovite na jasen in jedrnat način. V vsakem klicu nekdo išče informacije ali določeno osebo.
Prenos klica na ustrezno osebo v pisarni
Če morate klic prenesti na odvetnika, prosite stranko, naj počaka na prenos na liniji. Nato se obrnite na odvetnika in razglasite klic po imenu stranke in namenu klica, zato opravite prenos, če je odvetnik na voljo. Ne pustite stranke čakati več kot 45 sekund. Po tem obdobju vprašajte, ali stranka raje nadaljuje s čakanjem, če bi želela, da se odvetnik vrne klic ali če raje kliče pozneje.
Konec klica
Preden izklopite telefon, vprašajte, če lahko pomagate z vsem drugim in se zahvalite stranki, ker ste poklicali odvetniško pisarno. Receptorka redko prepriča potencialno stranko, da najame storitev, vendar je zelo pogosto, da je stranka izgubljena zaradi slabe, nesramne ali neprofesionalne storitve.