Vsebina
Spomini so ena najbolj omenjenih značilnosti dnevnega pisarniškega življenja, zdi se, da izvirajo skoraj povsod in lahko pokrivajo skoraj neskončno vrsto predmetov. Vendar pa je izdajanje beležk za številne osnovne namene in običajno ima jasno opredeljene cilje, ki so na splošno povezani z reševanjem situacij in zagotavljanjem dodatnih informacij o vprašanju, ki ne zahteva sestanka.
Težave
Težave je mogoče hitro identificirati in obravnavati v okviru memoranduma, ki zaposlenim omogoča takojšnje spoznavanje morebitnih težav in novih izzivov, ki se približujejo. Te težave se lahko razlikujejo, saj lahko nekateri razpravljajo o trendih, ki se bodo dolgoročno razvili (na primer zmanjšanje učinkovitosti določenega oddelka), ali pa bodo manj formalni in bolj neposredni (kot je obveščanje zaposlenih o slabem vremenu). pred vrnitvijo domov ob koncu dneva). Značilnost teh sporočil o težavah je, da lahko zahtevajo povratne informacije, da bi preučili možne rešitve in prihodnje strategije.
Rešitve
Sporočila, ki temeljijo na rešitvah, lahko nudijo izbor informacij, primeri vključujejo hitre popravke tehničnih težav, napoved, da je bila sprejeta nova strategija za reševanje obstoječega problema ali pa dajo najnovejše informacije o vstopnih kodah in varnostnih mehanizmih. Memorandumi o rešitvah so tudi priložnost, da se pozornost nameni zaposlenim, ki so pokazali svojo uporabnost ali ustvarjalnost za spopadanje s specifičnimi izzivi s komuniciranjem z drugimi o njihovih uspehih (na primer: »Rad bi se zahvalil Mathewu Bakerju za njegovo usklajevalno delo za izboljšanje našega osrednjega omrežja. računalnikov, ki omogočajo delovanje sistema bistveno hitreje kot prejšnji mesec. “).
Povratne informacije
Povratne beležke so v različnih oblikah, čeprav jih je mogoče razlikovati med opombami, poslanimi različnim zaposlenim, in zapiski, poslanimi posamezniku. Kadar se sporočila s povratnimi informacijami pošljejo veliki skupini, lahko posodabljajo zaposlene o vprašanjih, ki so bila predhodno obravnavana na sestankih, dajejo občutek za kontekst in kronologijo prejšnjim razpravam (primer tega bi bil spomin, ki se je zaposlenim zahvalil za udeležbo na darovanje krvi ali skupinsko delo). Kadar pa se povratne informacije pošljejo enemu samemu zaposlenemu, je to običajno zelo specifično in povezano s kakovostjo dela, ki ga opravlja zaposleni, in katera področja naj bodo usmerjena v prihodnje izboljšave.
Pripombe na razmere
Občasno je morda primerno, da upravitelji pošiljajo opombe o tekočih dogodkih ali dajo uradne pripombe o določenih situacijah, na primer: "Toplo zahvaljujemo se gasilcem za njihovo pomoč pri nedavnem požaru našega skladišča. Ta vrsta memoranduma lahko vključuje tudi navodila za zaposlene, da ne javno komentirajo določenih notranjih vprašanj: na primer: "Želimo zahtevati, da se vsi zaposleni vzdržijo javno špekulacij o naši morebitni združitvi z drugim podjetjem, kar bi lahko ogrozilo sporazume. v teku. "